Mapeamento de Processos

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Mapeamento de Processos

DEFINIÇÃO

Em resumo, mapeamento de processos, nada mais é do que o entendimento e a documentação de todos os processos realizados em determinado projeto. Dessa forma, todo processo repetitivo na realização de um projeto precisa ser mapeado.

A princípio vale destacar que, para mapear os processos é importante entender todo o funcionamento da Empresa. Para isso, são realizadas entrevistas, observações, reuniões, além disso, podem ser utilizados Sistemas de Informações Gerenciais (SIG’s).

BENEFÍCIOS

A realização do mapeamento dos processos proporciona uma série de benefícios para sua empresa, não só no setor organizacional mas também no financeiro. Por exemplo:

I . Identificar gargalos, que em síntese são obstáculos que podem interferir nos processos produtivos da empresa.

II . Evita custos desnecessários, não só com processos mas também com treinamentos de membros recém contratados. Pois com os processos mapeados, o recém contratado entende com mais facilidade o empreendimento e o passo a passo de cada etapa de execução.

III . Otimização e aumento da produção, em síntese significa retirar ou melhorar determinados processos durante a execução.

IV . Padronização dos Processos, é importante manter os processos padronizados pois, permite que determinada atividade seja realizada da mesma forma independentemente do executor.

V . Reportar Falhas aos Responsáveis, com os processos mapeados torna-se mais fácil a visualização de incoerências em determinadas etapas, dessa forma a rápida visualização facilita tanto na reportagem dessas falhas aos responsáveis, quanto na solução do problema.

VI . Estimar custos, quanto será gasto na execução de cada processo, ou seja, os valores que a Empresa está disposta a pagar pelos recursos que o processo precisa.

VII . Controlar recursos, pois com os processos mapeados é possível controlar os recursos sejam eles, humanos financeiros e materiais. Por exemplo, quantas pessoas serão necessárias na realização de determinada etapa, quanto será gasto, além de, se será necessário a implantação de algum Software e etc.

SIGLA FEPSC

A princípio para realizar um mapeamento de processos alguns questionamentos devem ser levados em consideração. A sigla (FEPSC) em síntese representa (fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes).

Essa sigla representa uma relação entre esses cinco elementos. Para ocorrência de um processo é necessário entrada de insumos (inputs) que são fornecidos pelos fornecedores, dessa forma um produto é estruturado e tem uma saída (outputs) para os clientes.

QUESTIONAMENTOS:

I . Qual a finalidade desse processo? Por que ele existe?

II . Quais são as saídas do processo? (outputs)

III . Quais são as entradas do processo? (inputs)

IV . Quais são os componentes do processo? (ferramentas, recursos humanos, máquinas, metodologias, entre outros recursos tangíveis e intangíveis)

V . Quem é o cliente do processo?

VI . Quem são os fornecedores? (internos e externos)

MAPEAMENTO ATUAL

Se refere ao mapeamento atual da empresa, ou seja, a forma de execução que a empresa está seguindo atualmente.

O mapeamento atual é de suma importância, pois a organização poderá ter uma visão holística de seus processos, e poder identificar pontos fracos e fortes e quais gargalos interferem em sua produtividade, para dessa forma elaborar planos de ações para otimizar os processos.

REMODELANDO OS PROCESSOS

Em resumo, consiste em encontrar soluções e pontos de melhoria identificados na etapa anterior, e remodelar o processo criando um novo mapeamento que deverá ser seguido pelos colaboradores da Empresa.

Dessa forma, criando um processo padrão que será mantido independente de quem execute a atividade.

FERRAMENTAS PARA DOCUMENTAR O MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

O desenho do mapeamento de processos pode ser representado a partir de um fluxograma. Dessa maneira, esse documento facilitará bastante a visualização dos processos de determinadas ações.

Algumas ferramentas poderão ser utilizadas para a criação do mapeamento de processos como por exemplo:

I . Uma notação eficiente para criação do fluxograma é a o BPMN (Business Process Model and Notation);

II . Bizagi ( uma ferramenta simples para montagem do fluxograma).

PLANO DE AÇÃO

Por fim, após analisar todos os pontos do processo, é necessário propor soluções de melhorias. Para isso algumas ferramentas indicadas como por exemplo: Matriz GUT e metodologia 5W2H.

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